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解析 Excel 中的阅读完整性问题

时间:2019-05-21 09:31:27来源:不详人气:0

  Excel中的阅读完整性问题主要表现在屏幕显示和打印输出两个方面。为了全面分析Excel中阅读的完整性,首先我们来看一个例子:如图1所示“教学工作量统计表”,管理部门根据该统计表为教师发放课时津贴。

  但是由于数据量大、窗口小,图中只显示了部分数据,出现了阅读完整性问题。如图2所示,这是在打印“教学工作量统计表”时出现的情况,在默认页面设置情况下,全部数据需要打印在8页上,图中显示的是第7页,显然,仅凭这页数据内容,无法理解这些数据的含义,同样出现了阅读完整性问题。


图1

图2

屏幕显示中的解决方法

   1. 全屏显示

   操作方法:选择“视图/全屏显示”命令。这时整个屏幕上除了必需的菜单栏、行标、列标和工作表名称外,屏幕的其他绝大部分都被用来显示数据。

   2. 改变“显示比例”

   操作方法:选择“视图/显示比例”命令打开“显示比例”对话框,在对话框中提供了对显示比例的多种选择,其中“恰好容纳选定区域”可以对数据细节显示效果进行折中,保证了阅读的完整性。

   3. “拆分”工作表

   在Excel中,可以根据需要将窗口水平“拆分”成左右两个窗格,或垂直“拆分”成上下两个窗格,或同时在水平和垂直两个方向上将窗口“拆分”成四个窗格。水平“拆分”操作方法:在欲拆分位置选定列,选择“窗口/拆分”命令;垂直“拆分”操作方法:在欲拆分位置选定行,选择“窗口/拆分”命令;双向“拆分”操作方法:在欲拆分位置选定单元格,选择“窗口/拆分”命令;

   特别注意:“拆分”后的每个窗格都可以通过滚动条定位到所希望的数据位置,拆分工作表并不是将工作表中的数据分割成多个部分,而是在完整的工作表上开设了多个观察孔,从任意一个窗格中都能查看到工作表的全部数据。因此,“拆分”工作表常用于阅读数据时进行相互参照。

   4. 冻结窗格

   冻结窗格同“拆分”工作表类似,也可以在水平方向、垂直方向或双向同时进行冻结。方法与“拆分”类似,这里不再赘述。“冻结窗格”后,冻结位置上方的行和左边的列将不再参与滚动,在发生滚动时,为工作表中的其他数据提供参照,从而保证了阅读完整性。

打印中的解决方法

   打印中的阅读完整性问题主要表现在两种情况,第一种是当数据打印在多页纸上时,数据自身的完整性被破坏,从而造成阅读完整性问题;第二种是当数据打印在多页纸上时,某些页上的数据因缺少必要的参照信息(标题行或标题列),从而造成阅读完整性问题。

   Excel首先提供了一个面向完整性的视图形式,称之为“分页预览”。在“分页预览”方式下,可以非常方便地指定打印区域、设置分页位置,避免不适当的分页割裂数据间的逻辑联系,解决了可能由此引起的阅读完整性。其次,Excel提供了“页面设置”,在“页面设置”中可以通过简单设置保证阅读完整性。第三,提供了与“分页预览”和“页面设置”紧密配合的“打印预览”功能,用屏幕模拟打印输出,对可能产生的阅读完整性问题,及早发现、及时处理。

   下面,就打印中可能出现的阅读完整性问题,重点介绍Excel中通过“页面设置”提供的一些处理方法。

   1. 让数据适应页面

   操作方法:选择“文件/页面设置”命令。在“纸张大小”设置列表中,可根据当前需要或现有纸张情况选择纸张类型,然后视工作表数据和纸张符合情况通过“方向”选择用纸方向,数据和纸张的符合可以通过“缩放”设置进行调整,一种方式是按照“缩放比例”,使打印数据符合到当前纸张上;另一种方式直接着眼于希望打印的页数,通过“调整为”将打印数据强行符合到当前纸张的宽度和高度上。这两种方式都通过牺牲绝对尺寸,保证了阅读完整性。

   2. 让参照信息完整

   本文图2所示的阅读完整性问题,产生的原因是缺少理解这些数据所必需的参照信息,也就是数据顶端的标题行和数据左端的标题列,如果能把这些参照信息补进来,问题就解决了。针对这种情况,Excel提供了强行重复参照信息的功能保证阅读完整性,可以通过页面设置中的“工作表”设置实现。操作方法:在“打印标题”设置区域,将“顶端标题行”设置为1行到4行($1:$4);将“左端标题列x”设置为A列(“姓名”)到B列(“组”),打印预览效果如图3所示。对比图3和图2可以看出,这里的阅读完整性问题得到了圆满解决。而且图3中的第一行和左端的两列作为参照信息,是仅在生成打印预览或者生成打印数据时由Excel自动生成的,这些信息并没有被添加到工作表中。

图3



中国电脑教育报 杨才峰 周彦辉
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