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巧用 Excel 实现成绩的校对

时间:2019-05-21 09:31:27来源:不详人气:0

  Excel强大的数据处理功能使很多学校的成绩处理都用上了它。但是有些老师在用Excel输入成绩时,总担心自己输入会出现错误。其实,用Excel提供的“条件格式”功能完全能够解决这个难题,真正确保学生成绩准确无误。现把这一方法在此交流,供老师们参考。

  1. 输入成绩(第一遍录入)

   打开学生成绩表,依次录入各学科的成绩。

   2. 校对成绩(第二遍录入)

   (1)在“语文”成绩所在列(列B)后插入一列(列C),命名为“语文2”。在“语文2”列中再一次录入语文成绩(如图1)。根据有关规定,所有学生成绩必须要经过录入和审核两道程序,所以我们采用两次录入成绩再由Excel进行校对的方法,从而达到审核的目的。

图1

  (2)把活动单元格移到“C2”,单击菜单“格式→条件格式…”,在弹出的“条件格式”对话框中将“条件1”设定为“单元格数值”、“不等于”、“=B2”(实际操作时不必输入双引号)。然后单击“格式(F)…”,弹出“单元格格式”对话框,选择“图案”选项卡,在“单元格底纹颜色”下选取红色,单击〔确定〕返回到“条件格式”对话框。单击〔确定〕,完成对单元格C2的设定(如图2)。这样,若单元格C2与单元格B2数值不相等,则单元格C2的底纹变为红色,若相等,则不会有任何变化。

图2

  (3)单击工具栏中的〔格式刷〕按钮,然后用鼠标点击C列顶上的列字母“C”,使这列中的所有单元格格式与C2相同。这样,凡第二次与第一次成绩录入不相同的单元格都会以红色底纹显示,表示必有一次录入的成绩是错误的。而两次录入相同的单元格就不会有任何变化。根据单元格的颜色变化,可以一目了然地知道录入成绩是否有错误(如图3)。

图3

  (4)把以红色底纹显示的成绩,对照原始数据,在列B或列C中逐一予以纠错,使全部底纹都变成白色后,就完成了语文成绩的校对。

   (5)再用同样的方法,完成其余各学科成绩校对。

   (6)检查确信没有红色底纹的单元格后,删去用于校对成绩的列“语文2”、“数学2”……




中国电脑教育报 蔡新平
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